도입 배경

저희는 2,000명 이상의 임직원이 근무하는 중견 전자상거래 기업입니다. 상품 발주 요청, 재고 확인, 계약 등 고객사와의 업무 소통을 메일로 진행하고 있습니다. 메일 사용량이 증가하면서 보관함 용량이 점차 부족해졌고, 과거 업무 내용을 신속하게 확인할 수 있는 검색 환경의 필요성도 커졌습니다.

문제 상황

기존 메일 시스템은 저장 용량에 제한이 있었습니다. 이에 따라 메일함에 보관된 메일은 90일이 지나면 자동으로 백업되어 메일함에서 삭제되는 구조였습니다. 업무 특성상 직원들은 고객사와 장기적인 업무 소통을 이어가는 경우가 많아, 90일 이전의 메일을 다시 확인해야 하는 상황이 빈번하게 발생했습니다. 이때마다 직원들은 백업 데이터를 일일이 복원해야 했습니다.

도입 솔루션 ｜ 메일, 메일 아카이빙

도입 효과

하이웍스 도입을 통해 용량 제한에 따른 메일 삭제 문제가 해소되었고, 오래된 메일도 빠르게 찾아볼 수 있는 환경이 갖춰졌습니다. 이전에는 필요한 메일을 찾거나 복구하는 데 적지 않은 시간이 걸렸지만, 이제는 고객과의 과거 소통 이력을 즉시 불러올 수 있어 보다 신속하고 정확한 업무 대응이 가능해졌습니다.

마케팅팀 실무자

"과거에는 메일함 용량이 부족해 디자인 시안을 정상적으로 수신하지 못하는 경우가 있었습니다. 현재는 무제한 용량 메일을 통해 메일이 유실되는 문제 없이 안정적으로 수신 및 보관할 수 있습니다."

고객지원팀 매니저

"고객과의 거래 내역을 확인할 때마다 백업 요청이 필요했습니다. 아카이빙 기능 도입 이후에는 직접 검색을 통해 즉시 확인할 수 있어 업무 편의성이 크게 향상되었습니다."